Leverandørbytte med dobbeltbetaling: når kommer gevinsten?
En billigere avtale gir ikke nødvendigvis lavere kostnad fra første måned. Sett opp en tidslinje for begge avtaler og kostnadene ved overgangen.
Få hjelp til å spareRegn på både den gamle og den nye avtalen før du lover en besparelse. Oppsigelsestid, årsbetaling og parallell drift kan gjøre at to leverandører må betales samtidig. En lavere ny månedspris er bare én del av regnestykket.
Metoden passer blant annet programvare, driftstjenester og andre indirekte kostnader. Forsikring, finansiering og juridiske spørsmål kan kreve særskilt kvalifisert bistand; en enkel kostnadsmodell avgjør ikke om vilkårene er likeverdige.
Tegn avtalenes tidslinje
Finn siste oppsigelsesdato, faktisk sluttdato og hvilken periode fakturaen dekker. Avklar når den nye løsningen må starte for at virksomheten ikke skal miste nødvendig tilgang. Å stoppe betalingen er ikke det samme som å si opp en avtale.
| Post | Spørsmål du må besvare |
|---|---|
| Gammel avtale | Hva må betales frem til den faktisk avsluttes? |
| Ny avtale | Når begynner betalingen og hva inngår? |
| Overgang | Hvem betaler for oppsett, flytting og opplæring? |
| Parallell drift | Hvor lenge trengs begge løsninger? |
| Avslutning | Hva koster uttrekk, retur av utstyr eller arkivtilgang? |
For kunnskapsbedrifter bør dette ses sammen med kostnadskontroll i kontor- og konsulentdrift.
Eksempel: 3 000 lavere månedspris
Anta at gammel avtale koster 10 000 kroner i måneden og ny avtale 7 000 for sammenlignbart omfang. I en enkel tolvmåneders modell ville reduksjonen være 36 000 kroner.
Men gammel avtale må betales i to måneder etter oppstart av den nye, og flyttingen koster 8 000. Målt mot å beholde gammel avtale i tolv måneder blir første års nye utbetalinger 84 000 til ny leverandør, 20 000 til gammel og 8 000 i flytting: totalt 112 000 mot tidligere 120 000.
Illustrativ netto reduksjon blir 8 000, ikke 36 000 kroner. Modellen forutsetter samme volum og inkluderer ikke alle mulige effekter. Gjør det synlig hva som er utelatt.
Skill penger fra frigjort kapasitet
Ansatte kan spare tid uten at lønnsutbetalingen faller. Vis derfor intern tidsbruk separat fra fakturerte kostnader. Hvis den nye avtalen gir mer manuelt arbeid eller økt feilrisiko, må dette beskrives selv om det er vanskelig å sette en presis pris på det.
Ikke sammenlign forskjellige tjenestenivåer uten å opplyse det. En lavere pris som fjerner nødvendig støtte eller tilgjengelighet er en endring av leveransen, ikke en ren prisforbedring.
Gjennomfør et kontrollert bytte
Få oppsigelsen bekreftet, avtal overtakelseskriterier og kontroller at nødvendig historikk er tilgjengelig. Vent med å avslutte kritisk tilgang til den nye arbeidsflyten er prøvd. Oppdater avtaleoversikten med eier og neste fornyelsespunkt.
Fions arbeidsprosess kan brukes når dere vil ha hjelp med sammenligningsgrunnlaget. Ved oppdrag må blant annet baseline, måleperiode og gjennomføringskostnader avklares skriftlig. Les hvordan dokumenterte besparelser måles.
Start gjerne med ett konkret avtaleområde. En første henvendelse trenger en beskrivelse av behovet, ikke fortrolige kontrakter eller innlogginger.