Kostnadsreduksjon for kontor- og konsulentbedrifter

For kunnskapsbedrifter er mange kostnader knyttet til ansatte og brukere. Lisenser, lokaler og administrative avtaler følger ikke alltid endringer i bemanningen.

Begynn med tallene som beskriver driften

Tell aktive brukere per system. Sammenlign kontorbehov med faktisk bruk og leieavtalens binding. Avklar hvilke oppgaver som inngår i regnskapshonoraret.

Bruk fakturaer fra en representativ periode og noter sesong, volum, binding og hvem som eier avtalen. En enkelt dyr måned er et signal om å undersøke, ikke et ferdig sammenligningsgrunnlag.

Tre relevante spareområder

• Programvare og lisenser
• Husleie og lokaler
• Regnskapsfører

Dette må dere beskytte

Frigjort arbeidstid er nyttig, men er ikke det samme som lavere lønnsutbetaling. Skill kapasitetseffekt fra penger spart.

Hva kan Fion hjelpe med?

Vi kan strukturere kostnadsgrunnlaget, gjøre tilbud sammenlignbare og bistå med avtalte leverandørdialoger. Dere bestemmer hvilke tiltak som gjennomføres. Vi ber ikke om sensitive driftsopplysninger i kontaktskjemaet; nødvendig dokumentasjon og mottaker avklares ved oppstart.

No cure, no pay: Ingen dokumentert besparelse betyr intet suksesshonorar. Omfang, målegrunnlag, periode og honorar avtales skriftlig før oppdraget. Se hvordan besparelsen måles og arbeidsprosessen.

Start gjerne med ett kostnadsområde. Oppgi firmanavn, telefon og e-post nedenfor, så kan vi avklare om det finnes et fornuftig neste steg. Første kontakt er gratis og uforpliktende.

Eksempel: aktive brukere er færre enn fakturerte lisenser

Et illustrativt konsulentselskap betaler for 40 brukere, men har 28 ansatte. Det betyr ikke automatisk at tolv lisenser kan fjernes: noen kan gjelde tekniske kontoer, delte funksjoner eller personer i en planlagt overgang.

La avtaleeier avklare hver kategori. Noter sist bekreftet bruk, hvilken funksjon kontoen har og hva som skjer med dokumentene hvis den avsluttes. Behold nødvendige arkiv- og administratorroller til overføringen er kontrollert.

Hvis åtte lisenser faktisk kan avsluttes til en illustrativ enhetskostnad på 250 kroner per måned, er en mulig løpende reduksjon 2 000 kroner. Den faktiske effekten avhenger av binding, prisnivå og om avtalen endres. En liste over ubrukte kontoer er derfor et undersøkelsesgrunnlag, ikke dokumentert besparelse.

Følg opp etter neste faktura

Sammenlign fakturerte brukere og tillegg med den nye avtalen. Kontroller at oppsigelser og endringer er gjennomført, og at ingen funksjon måtte kjøpes tilbake. Vis eventuell intern tidsgevinst separat fra utbetalingene. Målingen bør bygge på samme periode og sammenlignbart omfang.

Ved leverandørbytte bør dere også regne på overlapp, oppsett og faktisk nettogevinst.