Regnskapskostnad: ta med systemer, tillegg og manuelt arbeid

Den billigste lisensen gir ikke nødvendigvis den laveste regnskapskostnaden. Hvis ansatte må flytte filer, kontrollere samme opplysninger flere ganger eller rette et dårlig oppsett hver måned, flytter du kostnaden fra fakturaen til arbeidstiden. Start derfor med hele arbeidsflyten før du bestemmer hva som skal kuttes.

Kartlegg systemkostnader, regnskapsførerens oppdrag og det interne arbeidet i samme oversikt. Bruk en vanlig måned som eksempel, og ta med større periodiske oppgaver separat. Da unngår du at årsoppgjør eller oppstart gjør månedsbildet misvisende.

Del kostnadene i tre grupper

Be om forklaring på hva som inngår i hver pris. To regnskapsavtaler kan bruke samme ord om ulike leveranser. Et tilbud på bokføring sier ikke nødvendigvis hvem som avstemmer banken, følger kunder eller klargjør lønnsgrunnlaget.

Et tenkt eksempel på en falsk besparelse

Et systembytte reduserer den faste kostnaden med 600 kroner per måned. Samtidig må virksomheten bruke to ekstra timer på uttrekk og kontroll. Hvis bedriften verdsetter denne tiden til 500 kroner per time, er den interne merkostnaden 1 000 kroner. Samlet blir denne delen av arbeidsflyten 400 kroner dyrere, selv om lisensfakturaen går ned.

Tallene er et illustrasjonseksempel. Bruk egne kostnader og realistisk tidsbruk, og skill mellom frigjort tid og en besparelse som faktisk reduserer utbetalinger. Ikke regn samme arbeid som både bortfalt honorar og spart intern tid uten å undersøke hvem som gjorde det før.

Finn ett konkret dobbeltarbeid

Følg en vanlig leverandørfaktura eller et kundeoppgjør fra mottak til ferdig kontroll. Noter hvor opplysninger skrives inn igjen, hvor filer flyttes og hvor noen må vente på avklaring.

Velg ett av disse punktene som første forbedring. Test om en enklere rutine eller en tydeligere arbeidsdeling løser problemet før du kjøper enda en modul. Hvis en integrasjon vurderes, få bekreftet at den støtter akkurat hendelsen som skaper merarbeidet.

Sammenlign like leveranser

ReAI kan være et aktuelt systemvalg, og Aiak kan være et alternativ for regnskapshjelp. Sammenlign samme oppgaver og forutsetninger som i dagens oppsett. Ta med overgangsarbeid, opplæring og oppfølging i vurderingen.

Fion kan hjelpe med å kartlegge kostnader og måle dokumenterte besparelser. En nyttig start er en oversikt over avtaler og arbeidssteg, ikke et løfte om en bestemt prosentvis reduksjon. Slik kan dere velge tiltak etter den faktiske totalen.

Fortsett med neste oppgave

Les også regnskapssystem som faktisk sparer penger.

Du kan også lese om honorar og måling av besparelse.