Kutt trykkekostnader i bedriften

Trykkekostnader er en av de minst sexy kostnadene i bedriften – og derfor en av de mest oversette. Mange sitter på multifunksjonsmaskiner med servicepris per side, papirforbruk som er dobbelt så høyt som det burde, og trykkebudsjett til markedsføringsmateriell ingen lenger leser. En full gjennomgang gir ofte 30–50 % besparelse uten at det merkes i drift.

Hovedkostnadene du må forstå

Trykkekostnader er sjelden bare papir og blekk. Den faktiske kostnaden består av flere komponenter som hver kan optimaliseres separat.

Førsteslag: digitaliser det som ikke trenger papir

Den raskeste besparelsen er å rett og slett trykke mindre. De fleste bedrifter trykker dokumenter “for sikkerhets skyld” som aldri leses.

• elektronisk signering av kontrakter via Signicat eller lignende
• digital lagring av bilag og fakturaer i regnskapssystemet
• skjermdeling i møter i stedet for utdelte ark
• digitale produktkataloger og prislister
• e-faktura til kunder i stedet for papir

Andreslag: forhandle printeravtalen

Etter at volumet er redusert, er det tid for å se på avtalen. Mange sitter på avtaler som forutsatte mye høyere volum enn dere faktisk har.

1. Hent ut faktisk volum siste 12 måneder per maskin.
2. Be om tilbud fra to konkurrenter basert på reelt volum.
3. Forhandle fargeprisen ned – det er der marginen er størst.
4. Sjekk om dere kan klare dere med færre maskiner.
5. Vurder kjøp i stedet for leasing hvis dere har lavt volum.

Tredjeslag: rydd i markedstrykk

Hvis bedriften trykker brosjyrer, plakater eller annen markedsmateriell, er det her store sparepotensialet ligger. Hastebestillinger og små opplag er ofte 50–100 % dyrere enn planlagte trykk.

• planlegg trykk i bulk én gang per kvartal
• bruk én leverandør for volumrabatt
• vurder digitale alternativer (skjermer, web, sosialt)
• ha en standard mal som reduserer designtid og feilkostnader

Vanlige feil

• du leier multifunksjonsmaskin som er overdimensjonert for dagens volum
• du betaler høy farge-side-pris uten å sjekke svart/hvitt-andelen
• du trykker visittkort og brosjyrer i hastebestillinger
• du har ingen oversikt over hvem som trykker hva
• du betaler service per gang i tillegg til høye sidepriser

Sett en print-policy

Det enkleste tiltaket er ofte en kort, klar policy som alle ansatte kan følge:

• standardinstilling: svart/hvitt og dobbeltsidig
• trykk farge bare når det faktisk trengs
• ingen utskrift av møtenotater (bruk skjerm)
• bilag og kontrakter signeres digitalt
• fysisk arkiv kun for det loven krever

Hvor mye er realistisk å spare

Bedrifter som ikke har sett på dette på et par år, kan typisk halvere trykkekostnaden. For en bedrift med 200 000 i årlige trykkekostnader er det 100 000 kroner – penger som heller kan brukes på vekst eller buffer.

Hvis du ser etter mer å rydde

Trykkekostnader er ofte ett av flere skjulte kostnadssteder. Hvis dere først rydder, gå gjennom hele kostnadsbildet inkludert regnskap. En rimelig regnskapsavtale med AIAK på et moderne system som ReAI gir et tydeligere kostnadsbilde for fremtidige rydningsrunder.

Beste neste steg

Les faste kostnader bedrifter bør forhandle oftere , regnskapsfører som gir bedre pris og regnskapssystem som kutter tid og kostnader . Trenger du hjelp, ta kontakt .