Rydde programvarelisenser når en ansatt slutter
Skill avsluttet tilgang fra redusert faktura. Kontroller seter, dataeierskap og fornyelsesvilkår før du regner en lisens som spart.
Få hjelp til å spareDen ansatte er ute av systemet, men fakturaen er uendret. Det skjer når virksomheten forveksler avsluttet tilgang med en reduksjon av avtalte lisenser. Et deaktivert brukernavn kan fortsatt oppta et betalt sete, og en lavere brukerbestand kan først få priseffekt ved en senere fornyelse.
Start derfor med to spor: sikker og ryddig avslutning av tilgangen, og kontroll av avtalen som styrer kostnaden. De har forskjellige formål og kan ha forskjellige ansvarlige. En økonomisk besparelse bør først regnes inn når beløp og virkningstidspunkt er dokumentert.
Finn brukeren i avtalene, ikke bare i innloggingen
Lag en avgrenset oversikt over hvilke tjenester personen brukte og hvem som eier dem internt. Se også etter tilleggsprodukter, individuelle abonnementer og roller som krever en særskilt lisens. Ikke samle inn private innloggingsopplysninger for å lage listen.
| Kontroll | Hvorfor den er nødvendig |
|---|---|
| Personlig tilgang | Skal avsluttes eller endres etter virksomhetens rutine |
| Betalt sete | Må eventuelt frigjøres eller reduseres separat |
| Data og oppgaver | Trenger en avklart eier før kontoen avsluttes |
| Minstevolum og binding | Kan gjøre at fakturaen foreløpig ikke faller |
| Fornyelse | Bestemmer når en endring må være meldt |
Den som eier avtalen må avklare vilkårene. En knapp merket «deaktiver» sier ikke alene hva som skjer med prisen, historikken eller delte arbeidsflater.
Beregn spart kostnad fra riktig dato
Anta at et sete koster 300 kroner per måned på et gitt avtalegrunnlag. Hvis setet kan fjernes med virkning fra neste måned og fire måneder gjenstår av året, er den illustrerende reduksjonen 1 200 kroner. Hvis avtalen fortsatt krever samme minsteantall seter, er ikke beløpet en realisert besparelse ennå.
Regn heller ikke samme sete som spart to ganger dersom det flyttes til en ny ansatt. Da kan gevinsten være at virksomheten slipper å kjøpe ett ekstra sete. Beskriv forskjellen mellom lavere faktura og unngått fremtidig kostnad.
Avklar innholdet før kontoen slettes
Bestem hvem som skal overta relevante dokumenter, oppgaver og administrative roller. Tilgang til personopplysninger og eventuell oppbevaring må ha et avklart formål og håndteres etter virksomhetens regler. Kostnadsjakt skal ikke føre til at nødvendig dokumentasjon forsvinner eller gamle tilganger blir stående åpne.
Bruk guiden om lisensfornyelse og forhandling til å samle de endringene som må gjennomføres ved neste avtaleperiode. Kontroller deretter den faktiske fakturaen, ikke bare leverandørens bekreftelse på at en bruker er deaktivert.
Fion kan hjelpe med å skille avtaleforpliktelse, bruk og dokumentert kostnadsreduksjon. Beskriv antall tjenester og fornyelsestidspunkt i en kostnadsgjennomgang. En konkret seteliste uten sensitive brukerdata gir et bedre utgangspunkt enn en generell antakelse om at alle avsluttede kontoer allerede har redusert kostnaden.