Hva koster systemene rundt nettbutikken egentlig?

Systemkostnader i en nettbutikk består av mer enn butikkplattformen. Betaling, frakt, lager, integrasjoner og regnskap kan ha egne priser. I tillegg kommer tiden som går med til å rette opp forskjeller mellom systemene.

En nyttig sammenligning viser både løpende kostnader og engangsarbeid. Bruk samme salgsvolum og de samme arbeidsoppgavene i begge alternativene.

Regneeksempel for en liten nettbutikk

Beløpene under er fiktive, eksklusive eventuell merverdiavgift, og er ikke priser fra bestemte leverandører. Betalingsgebyrer og frakt er holdt utenfor og må legges til hvis alternativene har ulike vilkår.

Forskjellen er 2 400 kroner per måned. Hvis etablering og overgang koster 18 000 kroner, er enkel tilbakebetalingstid 18 000 / 2 400 = 7,5 måneder.

Det forutsetter at tidsbesparelsen faktisk oppnås. Frigjorte timer er heller ikke automatisk en reduksjon i lønnsutbetalingene. De kan i stedet gi kapasitet til kundeservice eller vekst. Vis derfor kontant besparelse og frigjort tid hver for seg i beslutningsgrunnlaget.

Mål arbeidet før dere lover en besparelse

Registrer oppgavene gjennom en representativ periode:

1. Hente og kontrollere betalingsoppgjør.
2. Finne årsaken til differanser.
3. Håndtere delreturer og refusjoner.
4. Oppdatere produkt- og lagerinformasjon.
5. Rette integrasjonsfeil og koordinere med leverandører.

Skill mellom normal drift og engangsopprydding. En gammel feil som tok én arbeidsdag å finne, betyr ikke nødvendigvis at dere sparer én dag hver måned ved å bytte system.

Prøv tre hendelser før dere bestemmer dere

Be leverandøren vise et vanlig salg, en delvis retur og et oppgjør med gebyr. Følg referansene hele veien fra ordre til dokumentasjon og bankinnbetaling. Et løfte om «integrasjon» er ikke nok hvis regnskapsføreren fortsatt må finne sammenhengen manuelt.

Avklar hvem som følger opp feil: butikkplattformen, integrasjonsleverandøren eller regnskapsføreren. Ta også med kostnaden for parallelle abonnementer under overgangen og tilgang til gammel dokumentasjon etterpå.

Når et mer samlet oppsett er relevant

Hvis dobbeltregistrering mellom butikk, kasse og regnskap er en stor del av kostnaden, kan ReAI med nettbutikk og regnskapsflyt være relevant å vurdere. Sammenlign løsningen med de konkrete testene og kostnadene deres, ikke bare antall funksjoner.

Hvis problemet først og fremst er oppsett og løpende avstemming, forklarer Aiak hvordan et regnskapsbyrå kan hjelpe nettbutikker. En annen arbeidsdeling kan være nok; dere trenger ikke alltid bytte alle systemene.

Les også om betalingskostnader i netthandel og kostnader ved regnskapssystemet.