Fornyelseskalender for avtaler

Mange kostnader blir dyre fordi bedriften oppdager fornyelsen for sent. En fornyelseskalender gjør avtaler forhandlingsbare før leverandøren allerede har fått et nytt år.

Feltene som bør inn

Felt	Eksempel	Bruk
Leverandør	Strøm, telekom, system, forsikring	Hvem avtalen gjelder
Avtaletype	Fastpris, volum, lisens eller abonnement	Hvordan prisen endres
Oppsigelsesfrist	30, 60 eller 90 dager	Når du senest må handle
Forhandlingsdato	Minst fire uker før frist	Når tilbud skal hentes
Eier	Daglig leder, økonomi eller fagansvarlig	Hvem følger opp
Neste handling	Forhandle, hente tilbud, si opp eller beholde	Hindrer passiv fornyelse

God rytme

Se kalenderen månedlig.
Send tilbudsforespørsel før fristen er kritisk.
Bruk kostnadsbaseline som grunnlag for prioritering.
Dokumenter resultatet etter forhandling slik at besparelsen kan spores.

Dette er særlig nyttig for husleie , strøm , telekom , forsikring og programvare.

Hvilke avtaler bør inn først

Start med avtaler som har automatisk fornyelse, lang binding eller høy årseffekt. Typiske kandidater er husleie, strøm, telekom, forsikring, regnskapssystem, CRM, betalingsløsninger og byråavtaler. Små abonnement kan også legges inn, men de bør ikke ta oppmerksomheten fra avtalene som faktisk flytter likviditet.

Praktisk arbeidsrytme

Sett en fast dag hver måned der kalenderen sjekkes. Avtaler som fornyes innen 90 dager bør ha en eier og et tydelig neste steg. For større avtaler bør tilbud hentes før leverandøren vet at du har dårlig tid. Da blir forhandlingen roligere og mer faktabasert.

Hva du dokumenterer etterpå

Etter forhandling bør du lagre gammel pris, ny pris, binding, eventuelle nye tillegg og forventet årseffekt. Da ser du om besparelsen faktisk kommer på faktura, og du slipper å starte på nytt neste gang avtalen skal vurderes.