Et regnskap blir først nyttig når dokumentasjonen er lett å finne igjen. Bilag, kontrakter, bankunderlag og andre filer bør lagres på en måte som gjør avstemming og kontroll enkel.

Det du bør ha orden på

  • hva bilaget gjelder
  • hvem som godkjente det
  • hvilken periode kostnaden eller inntekten hører til
  • om underlaget hører til MVA, lønn eller årsoppgjør

Hvorfor dette betyr noe

God struktur gjør det enklere å bytte regnskapsfører, ta ut data til nytt system og svare på spørsmål fra myndighetene. Det er også en viktig grunn til at mange bedrifter velger regnskapssystemer som kan støtte både arkivering og deling av data.