Finn dobbeltbetaling mellom digitale verktøy

To systemer kan løse samme oppgave uten at noen har ansvar for totalen. Samtidig kan tilsynelatende like verktøy dekke ulike krav. Sammenlign arbeidsflyter før dere bestemmer hva som skal fjernes.

Slik lager du et sammenlignbart grunnlag

Kartlegg hvilke oppgaver teamene utfører i hvert verktøy. Noter brukere, integrasjoner, datalagring og funksjoner som faktisk er nødvendige. Be eierne demonstrere en vanlig oppgave i stedet for å liste alt systemet kan gjøre.

Bruk samme periode og dokumenter hvor tallene kommer fra. Manglende opplysninger bør stå som åpne spørsmål til leverandøren, ikke erstattes av et anslag som senere blir presentert som sikker besparelse.

Regneeksempel og praktisk vurdering

To møteverktøy kan virke overflødige, men eksterne kundekrav eller opptaksbehov kan forklare forskjellen. Undersøk om noen få tilleggslisenser dekker særbehovet, fremfor at alle betaler for begge løsningene.

Arbeidsarket ditt

Bruk tabellen på én avtale først. Be en kollega kontrollere at alternativene gjelder samme leveranse. Noter hvem som kan godkjenne endringen, og hva som må være avklart før en eventuell oppsigelse eller bestilling.

Dette kan endre konklusjonen

En samling av verktøy kan gi opplæringskostnad og mer avhengighet av én leverandør. Ta med begge deler. Ikke fjern et system som kjører nødvendige prosesser i bakgrunnen bare fordi få personer logger inn.

Følg opp resultatet

Ta vare på det gamle grunnlaget, tilbudet som ble godkjent og første faktura etter endringen. Kontroller at avtalt pris og omfang faktisk er brukt. Ved avvik må leverandøren forklare forskjellen før resultatet brukes som dokumentert kostnadskutt.

Bruk kostnadsbaseline og sparekalkulatoren for å samle tallene. En positiv beregning før oppstart er et potensial; realisert besparelse må kunne etterprøves.

Når vil du ha hjelp?

Fion kan bistå med gjennomgang av programvare og lisenser. Første kontakt er gratis. Ved et oppdrag avtales grunnlag, omfang, periode og honorar skriftlig: ingen dokumentert besparelse, intet suksesshonorar. Se honorarmodellen.

Skill funksjonsduplikater fra dobbelt belastning

To abonnementer kan overlappe uten at leverandøren har fakturert feil. Det er en innkjøps- og arbeidsflytbeslutning. En identisk belastning to ganger på samme avtale er derimot et mulig fakturaavvik som bør undersøkes med leverandøren. Registrer hvilken av de to situasjonene dere faktisk har funnet.

Lag en oversikt over hvem som bruker verktøyet og hvilken oppgave de fortsatt er avhengige av. Et system med få innlogginger kan for eksempel kjøre en integrasjon som andre prosesser trenger. Be den ansvarlige demonstrere avhengigheten før dere sier opp.

Besparelsen kan komme senere enn beslutningen

Bindingstid og fornyelsesdato kan medføre at dere betaler for begge løsningene en periode. Sammenlign derfor førsteårseffekt med normalårseffekt, og ta med flytting og opplæring. Guiden om oppsigelsesvindu og overlapp viser et konkret regneeksempel.

Når en løsning er avsluttet, kontroller at faktureringen faktisk stopper. Først når pris, omfang og tidspunkt kan sammenholdes med det avtalte grunnlaget, har dere et brukbart bevis for effekten. Et tilbud eller en intern beslutning er ikke tilstrekkelig dokumentasjon på en realisert besparelse.