Reduser regnskapskostnader med bedre arbeidsdeling
Reduser regnskapskostnader med bedre arbeidsdeling. Bruk konkrete kontrollpunkter og praktiske eksempler før du sammenligner avtaler eller ber om hjelp.
Få hjelp til å spareMange ekstra timer oppstår fordi bilag, forklaringer og godkjenninger kommer i feil rekkefølge. En tydelig arbeidsdeling kan redusere avklaringer uten at kontrollarbeidet svekkes.
Slik lager du et sammenlignbart grunnlag
Velg en vanlig måned og registrer hva regnskapsføreren må etterspørre. Skill manglende bilag, feil kontering, uklare betalinger og forsinket godkjenning. Avtal hvem som løser hver årsak og en realistisk frist.
Bruk samme periode og dokumenter hvor tallene kommer fra. Manglende opplysninger bør stå som åpne spørsmål til leverandøren, ikke erstattes av et anslag som senere blir presentert som sikker besparelse.
Regneeksempel og praktisk vurdering
Hvis den samme personen bruker tid på å forklare ti uklare kjøp hver måned, kan en rutine for formål og bilag ved kjøpet redusere spørsmålene. Det blir først en dokumentert økonomisk besparelse når fakturert arbeid eller en annen faktisk kostnad går ned.
Arbeidsarket ditt
| Opplysning | Hva du registrerer |
|---|---|
| Bilag ved kjøpet | Noter beløp, vilkår eller avklaring |
| Godkjenning av leverandørfaktura | Noter beløp, vilkår eller avklaring |
| Forklaring av avvik | Noter beløp, vilkår eller avklaring |
| Månedsfrist og ansvar | Noter beløp, vilkår eller avklaring |
Bruk tabellen på én avtale først. Be en kollega kontrollere at alternativene gjelder samme leveranse. Noter hvem som kan godkjenne endringen, og hva som må være avklart før en eventuell oppsigelse eller bestilling.
Dette kan endre konklusjonen
Å gjøre mer selv kan være riktig, men arbeidstid er også en ressurs. Ikke flytt kompliserte oppgaver til en person uten nødvendig kompetanse bare for å få et lavere honorar.
Følg opp resultatet
Ta vare på det gamle grunnlaget, tilbudet som ble godkjent og første faktura etter endringen. Kontroller at avtalt pris og omfang faktisk er brukt. Ved avvik må leverandøren forklare forskjellen før resultatet brukes som dokumentert kostnadskutt.
Bruk kostnadsbaseline og sparekalkulatoren for å samle tallene. En positiv beregning før oppstart er et potensial; realisert besparelse må kunne etterprøves.
Når vil du ha hjelp?
Fion kan bistå med gjennomgang av regnskapsfører . Første kontakt er gratis. Ved et oppdrag avtales grunnlag, omfang, periode og honorar skriftlig: ingen dokumentert besparelse, intet suksesshonorar. Se honorarmodellen .